Politique de confidentialité au sujet de vos renseignements personnels (référence à la Loi 25) cette politique est également accessible en langue des signes québécoise (LSQ)

Note au lecteur:  la forme masculine est utilisée tout simplement pour alléger le texte et inclusif de la forme féminine. merci!

L’APPAL est un organisme sans but lucratif, une entreprise selon la partie III de la Loi sur les compagnies.  Nous ne sommes pas un organisme public, mais privé, donc nous respectons les lois qui s’appliquent aux entreprises privées. Même chose pour la tenue des renseignements personnels.

Depuis toujours l’APPAL respecte vos informations personnelles. Nous avons certains mécanismes qui assurent la protection de ces renseignements. Voici une liste des renseignements que nous tenons à votre sujet lorsque vous êtes membre ou participants ou visiteurs sur nos différentes plateformes:

 

Quelles sont les informations que l’APPAL recueille, détient et qui sont les responsables de la tenue de ces informations ou données?

Pour les membres: FORMULAIRE D’ADHÉSION

Comme vous savez, vous remplissez un formulaire « membre » selon l’année en cours. Exemple: membre 2024-2025.
Ce formulaire vous demande de vous identifier et de vous situez dans une catégorie. D’autres informations vous sont demandées mais ne sont pas obligatoires. Voici une liste:

Information nécessaires:

• Nom, prénom
• Adresse de contact
• Ville  (région)
• Code postal
• Mode de contact préféré: téléphone (ATS), courriel, skype, SRV, etc.
• Mode de paiement de la cotisation: argent comptant ou chèque
• votre signature avec la date de la demande d’adhésion

Autres informations:

• votre identité: Sourd (LSQ), sourd oraliste, malentendant, devenu-sourd, entendant, CODA, etc
  Date de naissance
• Votre lien de parenté avec d’autres membres
• Votre intérêt pour recevoir le bulletin INFO-APPAL / format papier ou PDF / LSQ
• Votre accord pour faire paraitre votre jour anniversaire dans le bulletin

D’autres informations peuvent apparaitre sur le formulaire:

• L’identité du demandeur (par le CA):  « membre régulier » « membre de soutien »
• Acceptation de la demande d’adhésion par le Conseil d’administration.
• voir le document en annexe A pour le type de document dont il est question ici.
• Pour les membres et les non-membres: FORMULAIRE DE PRÉSENCES

Toutes nos activités sont comptabilisées, on retient des statistiques pour rendre des comptes aux instances (gouvernements) ou bailleurs de fonds qui nous octroient des subventions.
Afin de pouvoir rendre des comptes, établir des données statistiques et vérifier la participation des membres à leurs assemblées générales (annuelle ou spéciale), il est important que les procès-verbaux puissent témoigner de votre participation aux assemblées.

Formulaires de réservations:

Il existe plusieurs façons de réserver à une activité et où votre identité peut être connue mais elle ne l’est que par les personnes responsables des réservations.

• le courriel, la demande en présence (en personne), le fax, Messenger, Skype, SRV, formulaire coupon papier
  (voir un exemple en pièce jointe Annexe C)

 

Qui détient les informations?

Prenons l’exemple des « listes de membres » « listes de réservations », « liste d’adresses pour envoi à nos membres »:Un nombre très restreint de personnes.

Deux membres de l’équipe (la direction générale et une personne responsable des membres) + un accès est possible aux membres du CA (accès limité et temporaire)

Le CPA (comptable) peut exiger lors de sa vérification comptable la liste des réservations ou des membres. Les comptables sont tenus à la confidentialité toujours.

Certains de nos fournisseurs peuvent détenir des informations et sont aussi tenus de respecter les mêmes lois et engagements. Par exemple: un fleuriste qui vous livre un bouquet, un imprimeur qui fait un travail pour nous vous identifiant de façon limitée sur une photo, dans un rapport, un technicien comptable qui effectue un virement bancaire vers vous, en notre nom, aura aussi un accès très limité à des données qui vous appartiennent. Mais tous sont soumis à un engagement qui se limite dans le temps et l’action.

Les informations détenues en général, sur nos membres, par l’Association ne sont tenues que pour 3 années, le temps de produire nos documents d’assemblées ou de faire des liens avec nos membres que ce soit pour le renouvellement de leur adhésion ou leur abonnement aux bulletins ou autres informations (info-lettres, etc.)

 

Pour les données virtuelles:  site web, pages Facebook etc.

Ces données sont sauvegardées par nos responsables des outils web et peuvent être connues par la direction de l’Association uniquement. le fournisseur de l’hébergement est tenu de sauvegarder tous les éléments qui appartiennent à sa cliente, l’APPAL. Il ne peut en aucun cas partager ni divulguer ces informations.

 

Pour la population / membres et non-membres / DEMANDES D’ASSISTANCE

À L’APPAL, nous offrons des services d’aide aux personnes, qu’elles soient membres ou pas. Pour l’ensemble des demandes, le courriel est utilisé mais il arrive régulièrement que des demandes d’aide nous arrivent par la voix ou en présence, au bureau.

À part de la période d’assistance (d’un jour à quelques semaines seulement), nous prenons des notes, pour vous, pour vous assister surtout, mais ces notes disparaissent rapidement. Dès que la demande d’aide a été comblée et que nous avons assisté la personne à cheminer ou obtenir des réponses ou de l’aide, nous ne détenons pas les informations personnelles, privées ou confidentielles de la personne.

L’APPAL répond en moyenne à environ 400 demandes par année, par le biais de nos activités ou par les services courants mais ne ne détenons pas les informations personnelles et confidentielles qui nous sont partagées au-delà du temps de la demande d’assistance.  Si la personne nous partage un document on lui remet suite à la résolution de la situation ou on la détruit afin de ne jamais constituer de dossier à long terme.

Pour les membres et non-membres / participants et utilisateurs / population en général /

 

TRAITEMENT DES PLAINTES

La Politique sur le traitement des plaintes (divers contextes: atteinte à l’intégrité ou à la vie privée, manque de respect du Code de vie ou de nos règlements généraux) est connue par les membres mais aussi diffusée dans la section réservée à nos membres dans les documents d’information à nos membres. Une copie papier peut également être disponible sur demande.

Toute personne qui en fait la demande peut obtenir une copie dans un délai de 24 à 72 heures.

Si un membre ou participant ou utilisateur ou usager souhaite porter plainte, que ce soit à l’égard des services, activités ou politiques de l’Association, il est possible de le faire par divers recours accessibles et facilités:

demande de rencontre avec la direction générale

dépôt d’une plainte ou assistance au dépôt d’une plainte par la direction ou un organisme d’assistance aux plaintes (ex: CAAP-Laurentides)

demande de rencontre avec la direction et la personne à la présidence de l’organisme

Une fois soumise, la plainte est examinée afin de vérifier le bien-fondé et de vérifier les détails. Dans certains cas, il peut être proposé à la personne plaignante de rencontre un ou des administrateurs, mais règle générale, une fois les attentes exprimées, l’Association offre dans un délai de 20 à 30 jours, un premier résultat ou suivi.

Si la personne plaignante juge qu’il est préférable de poursuivre la procédure à un autre niveau, il est possible de porter plainte à une instance supérieure. Tous les détails de cette politique sont expliqués en langue des signes (LSQ) sur notre site web (section réservée) ou peuvent être présentés dans une version imprimée ou signée sur rendez-vous.

(cliquez sur le lien ici vers la politique du traitement des plaintes)

Les outils de communications et d’informations: quels sont-ils?

Site web: w2.appal.ca incluant la « section réservée aux membres » (avec code d’utilisateur) ainsi que les pages Facebook également: (par abonnement consenti)

L’infolettre et l’outil mensuel destiné à nos membres seulement:

Les bulletins INFO-APPAL (environ de 6 à 9 publications de 24 à 36 pages incluant la publication d’anniversaires)

Qu’est-ce qu’on peut retrouver comme informations retenues par nos outils lorsque vous naviguez sur notre site web ou lorsque vous fréquentez nos pages Facebook?

• Type de système d’exploitation (Mac, PC) et d’outils (tablette, ordinateur, cellulaire)
• Navigateur (Chrome, Explorer, Safari etc.) que vous utilisez
• Adresse IP
• Localisation (pays région)
• Les pages visitées
• Vos demandes
• Heures et jours de connectivité

À quoi servent ces informations?

À des fins statistiques surtout!

On cherche à mieux cibler ou répondre à vos besoins (commentaires, questions, etc.)

On souhaite améliorer nos outils

On cherche à connaitre surtout les sections de nos outils qui vous intéressent et le nombre de visites effectuées par les utilisateurs.

Est-ce que mes renseignements personnels sont en sécurité?

Oui!

À l’APPAL nous avons pris depuis toujours des mesures pour respecter vos données personnelles et confidentielles. Que ce soit par la voix, les signes, un papier ou un formulaire, nous nous assurons de protéger votre identité. Même chose pour nos plateformes: site web, pages Facebook ou par d’autres outils tels que le bulletin mensuel ou l’Info-lettre.

Nous sommes respectueux et souhaitons. être trouvés conformes à la loi, appliquons toutes les lois auxquelles les entreprises sont soumises pour la tenue des renseignements ou le respect de la vie privée (ex: Code civil, les chartes).  Nos outils et leurs données sont surveillés par des tiers (contrats avec nous) qui sont aussi engagés à la protection des renseignements détenus par leur cliente (APPAL).

Protocole SSL, SET, surveillance du réseau, sauvegarde des informations, utilisation de mot de passe que vous pouvez gérer vous-mêmes, le pare-feu, et nous nous engageons à tenir à jour nos compétences en ces matières.

Pour ce qui est en format papier, tous les documents sont tenus de manière confidentielle dans des meubles verrouillés à tous les jours, donc sous clés ou sous la responsabilité de personnel formé en matière de protection des renseignements personnels et confidentiels.

Pour qui a trait à vos communications virtuelles, par exemple: les courriels, elles sont conservées de manière temporaire jusqu’à 6 années par la responsable de l’organisme qui est aussi la soussignée et responsable de la tenue des renseignements ou du respect de notre politique.

Pour les informations visuelles: vidéos, photos. l’APPAL demande toujours le consentement des personnes et s’assure que les participants acceptent que les images puissent être conservées dans les archives virtuelles ou papier de l’association. Si le participant ayant consenti ne souhaite plus que l’Association détienne une ou des photos ou images de lui ou elle, il peut en tout temps en faire la demande et accorder une période de retrait ou de destruction des éléments conservés par l’Association.

 

Vos droits!

Vous avez le droit de refuser qu’on garde des informations sur vous ou sur votre utilisation de nos outils de communications ou d’information. Lorsque vous accédez à nos outils (exemple: le site web), une fenêtre apparait et vous questionne sur le consentement à l’utilisation de témoins (« cookies ».  Consentement oui ou non, complet ou partiel. Vous décidez. Vous pouvez refuser les témoins (= « cookie » / voir la « fenêtre »  consentement ou refus qui apparait lorsque vous arrivez sur notre site ou accédez à nos plateformes) ou les refusez. L’information est utilise pour savoir que si vous acceptez, ceci facilitera votre utilisation de notre site, mais vous avez quand même accès.

Vous avez le droit de demander plus de précisions sur les informations qu’on détient ou les buts poursuivis par la tenue de ces informations. Vous pouvez adresser une demande ou une plainte concernant un incident (exemple: manque de confidentialité par nous) qui est arrivé à votre connaissance. Si vous détenez une preuve du manque de respect, faites-le nous savoir rapidement afin qu’on puisse remédier à la situation et évaluer le risque de cette incidence.

Souvent les personnes s’exposent elles-mêmes sans le savoir. Par exemple: lorsque vous écrivez vos commentaires sur les pages Facebook, vous laissez derrière vous des témoignages de vos visites ou commentaires, vous vous identifiez vous-mêmes. On ne peut rien faire pour vous empêcher, c’est votre liberté donc impossible de faire des corrections sur vos commentaires.   Pour toute question concernant cette politique ou vos droits ou information dans cette section, peut être adressée par écrit ou en langue des signes (LSQ) à la soussignée.

Les plaintes peuvent également être adressées, sur nos façons de faire ou d’être auprès de la personne responsable des plaintes:

Marylyn Laurier, directrice générale
courriel: mlaurier@appal.ca
421-B, boulevard Curé-Labelle ou
Blainville, Québec autre courriel: direction@appal.ca
J7C 2H4

Notre engagement

L’APPAL s’engage à toujours préserver le caractère personnel et confidentiel des informations qu’elle détient et lorsque cela s’impose à toujours demander le consentement des personnes participantes ou identifiées sur les documents comme pour les rapports annuels, les vidéos ou les photos.

L’APPAL s’engage à s’informer sur les nouvelles « façons de faire » et les nouvelles technologies afin d’être à l’affût de ce qui pourrait constituer une entrave ou un risque pour la protection des renseignements personnels comme d’une atteinte à la vie privée.

Un exemple: l’utilisation de l’intelligence artificielle.

Nous sommes très soucieux du caractère privé et confidentiel de vos données et de tout ce qui touche à votre vie personnelle dont votre identité.  Si vous jugez que notre politique ou que nos façons de fonctionner manquent à cet engagement, n’hésitez pas à nous faire signe et à nous proposer une mesure plus efficace. Nous faisons tout pour préserver ce qui doit l’être et à vous assurer de notre respect des lois selon les règles de l’art, des politiques et de tout ce qui constitue un ou des droits.

Pour toute question, on vous invite à vous adresser à la personne responsable de la direction générale:

Marylyn Laurier, directrice générale APPAL

 

 

Politique approuvée par le Conseil d’administration à deux périodes
Première lecture du Comité: mai 2024
Résolution du Conseil: juin 2024
Vérification de la version LSQ: à venir en décembre 2024.

 

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